Office_365_archivos_compartidos

Continuamos con nuestro repaso por la suite de productividad online Office 365 que transita por su versión beta abierta (aunque la versión final será de pago) y que tiene como objetivo las empresas. A pesar de contar con varias herramientas interesantes, lo cierto es que va a tener muy difí­cil destronar a Google Docs, a pesar de ser un entorno Microsoft, ya que no es ni de lejos tan intuitiva y el hecho de que sea de pago desmerece aún más el producto.

Sea como fuere, hoy os hablamos de cómo compartir archivos con otros usuarios y de cómo trabajar de manera colaborativa, una función clave en las herramientas de este tipo. Para compartir documentos y otros archivos con los usuarios se debe visitar el sitio de equipo desde la página principal de Office 365. Una vez dentro, se pincha en compartir este sitio con otras personas y se enví­a una invitación para que otros usuarios puedan acceder.

Office365_compartir

Se debe tener cuidado en realizar invitaciones en calidad de colaboradores (si lo que queremos es que puedan editar los documentos y no solo visualizarlos. Para subir los archivos, se pulsa sobre el botón de «cargar documento» que se encuentra en la parte superior.  Extrañas son las opciones de «proteger» y «desproteger» que aparecen en la barra superior. Al pulsar «desproteger», otros usuarios no podrán editar los documentos, mientras que pulsando «proteger» si que será posible. En caso de necesidad, se puede pulsar «descartar desprotección» para devolver el documento a su estado inicial.

Una vez subidos los archivos, basta con hacer doble click sobre ellos para visualizarlos y después «editar en el explorador». Una de las fallas de esta herramienta es que no se pueden editar los archivos en tiempo real desde más de un lugar, lo que ralentiza y empeora mucho la experiencia de trabajo colaborativo.