El papel juega un papel fundamental en todo el entramado de gestión documental de una empresa. Es algo totalmente obvio que, sin el soporte adecuado para la información, ésta deja de existir y todo lo demás sobra. Pero no se trata de la importancia del papel que juega en este aspecto, sino del volumen de gasto que genera como consumible que es. El cual tiene una relación directa con la gran cantidad de documentos innecesarios que los empleados de una empresa pueden llegar a imprimir al cabo de una jornada de trabajo. Ni qué decir tiene la típica imagen de unos documentos impresos que reposan en la bandeja de expulsión durante semanas, a la espera de que alguien los reclame.
Es por este motivo, además de la seguridad que implica de cara al tratamiento de información sensible, el hecho de que muchos fabricantes opten por incorporar un sistema de tarjeta inteligente o de código PIN en sus máquinas. De este modo, los documentos permanecerán almacenados en la memoria o en el disco duro del dispositivo, hasta que el usuario se persone ante la máquina y se identifique. Momento en el cual se hará efectiva la impresión. Lo cual, en otro orden de cosas, permite un control exhaustivo del uso realizado por departamentos, pudiendo llegar a implementar un sistema facturación interna por áreas de trabajo.
Por otro lado, un gran número de sistemas de gestión documental que actualmente se comercializan están dotados de sistemas dúplex automáticos. Pudiendo ser configurados para que impriman ambas caras del papel por defecto, reduciendo de forma drástica su consumo. Del mismo modo, la configuración de la calidad de impresión puede ser establecida en el denominado «modo borrador» o «impresión en escala de grises», si de una impresora de color se tratase. Algo que contribuye en gran medida a reducir el consumo innecesario de tóner o cartuchos de tinta, teniendo en cuenta que más del 80% de las copias generadas son para uso interno.
Por no hablar del menor desgaste que sufrirán las propias máquinas, lo cual también repercute en el consumo energético de los sistemas de impresión. Una impresora láser estándar es capaz de reducir su consumo prácticamente a la mitad, desde 14,6 a 7,53 vátios, en el momento en el que entra en modo de espera. Al igual que se puede recurrir a configuraciones de desactivación automática por tramos horarios, haciendo que los dispositivos se apaguen por completo en horas en que la oficina permanece sin actividad alguna. A tener en consideración el hecho de que los sistemas de impresión han de ser compatibles con las normativas Blue Angel o Energy Star para proceder a realizar dichas funciones.
A pesar de todo, el último y más importante de los componentes de toda esta estrategia es el factor humano. A pesar de los avances realizados en materia de ahorro en todo tipo de ámbitos, es el propio personal de la empresa el encargado de realizar un uso adecuado de todos estos recursos para una correcta gestión del gasto. Y quizás sea este factor el más difícil de controlar y configurar.
