Según la consultora IDC, las empresas con una plantilla superior al de los 1.000 empleados acumulan unos costes en impresión de documentos de unos 270 euros al año por persona. Unos costes que se invierten en el propio hardware y en la posterior compra de consumibles para el mismo. Un alto precio a pagar en una época de recesión económica donde sería conveniente una revisión en la política de uso que, tanto empresa como empleados, hacen de los recursos de impresión de documentos que tienen a su alcance. Costumbres como el uso de impresiones a doble cara para un mayor aprovechamiento del papel y en monocromo siempre que sea posible, sería una buena forma de empezar el año con buenos hábitos. Por no hablar de esa incomprensible manía de no apagar nunca algunos de los dispositivos que forma parte del equipamiento informático de la empresa.
Sin embargo son las empresas y los propios responsables de los departamentos de TI los encargados poner en marcha determinadas medidas. Como por ejemplo, la actualización de la flota de impresoras, sistemas de impresión y de gestión documental, así como los pertinentes contratos de mantenimiento para estos últimos. El fin último, no sólo es el de conocer los recursos de este tipo con los que cuenta la propia empresa y que a menudo no están convenientemente inventariados. Sino asignar equipamiento a departamentos o empleados en función del incremento de productividad que esto puede suponer.
Para ello es necesario proporcionar dispositivos capaces de adaptarse a las necesidades de los diferentes departamentos, con la idea de facilitar las tareas de los empleados. Pero teniendo en consideración la racionalización de las plataformas instaladas. Es decir, tratar de abarcar el mayor número de usuarios con un dispositivo multipropósito conectado a la red del grupo de trabajo puede resultar más eficiente que una impresora por ordenador. A este nivel, la colaboración con un único proveedor, facilitará la contratación y el control de las tareas de mantenimiento llevadas a cabo sobre dicha infraestructura.
Es por ello que muchos fabricantes optan por introducir sus máquinas en las empresas sin más coste que jugosos contratos de mantenimiento en función del número de impresiones realizadas en un periodo de tiempo. Las empresas que incorporan dicha metodología consiguen una considerable reducción en los costes de impresión. Sin embargo, hay dispositivos tales como las impresoras monopuesto que requieren el establecimiento de una estrategia de compra de consumibles. Entendiendo por éstos el papel y el tóner o cartuchos de tinta. Tal y como decía el caballero en el anuncio televisivo de años atrás, no queda otra alternativa más que buscar, comparar y decantarse por el proveedor más rentable.
