Difícil elección se le presenta en muchas ocasiones a las pequeñas y medianas empresas a la hora de escoger un dispositivo de impresión que se adecue a sus necesidades. Más incluso si se tienen en cuenta factores como los costes de mantenimiento del propio dispositivo. La constante búsqueda de la reducción de costes de impresión para mejorar la rentabilidad del negocio hace que muchas corporaciones se decanten por las cada vez más económicas impresoras láser a color.
Mayores velocidades de impresión con una calidad casi de imprenta, que dan un acabado más profesional a los trabajos presentados, tanto a nivel interno como de cara a potenciales clientes. Algo sencillo gracias a los gestores de plantillas que integra el propio software de muchos de estos equipos. Desde tarjetas de visita, presentaciones o memorias de empresa, hasta folletos de todo tipo. Gracias, en gran medida, a la versatilidad que ofrecen los sistemas de impresión láser a la hora de aceptar diferentes formatos de papel.
Tanto es así, que algunas impresoras están equipadas con un soporte para CD, donde se incluye la carátula de la caja y el adhesivo para el propio CD en una única hoja de papel. Personalizando de este modo las presentaciones corporativas en CD, dotándolas de un acabado mucho más profesional. Por no hablar del ahorro en costes de impresión que éste soporte supone, en lugar de realizar un impresión de toda la documentación para cada una de las personas a las que se le quiera hacer llegar.
En última instancia, gran parte de las innovaciones tecnológicas utilizadas en la empresa como medios de trabajo, repercute de forma directa en su imagen corporativa. Pudiendo así incrementar sus posibilidades de negocio con campañas de difusión externa sin necesidad de contratar servicios a terceros. De este modo, membretes, tarjetas de visita, folletos y prospectos pueden ser impresos bajo demanda. Desterrando así los gastos de imprenta y adaptando así el contenido de los documentos a los cambios que éstos puedan sufrir al cabo del tiempo. Algunos de ellos tales como cambios en los números de teléfono, variaciones en los datos personales y ubicación de la empresa o incluso un cambio en el logotipo de la misma.
Por otro lado, los mailings pueden diseñarse y personalizarse de cara a la audiencia a la que la empresa desea dirigir una campaña determinada. En todos estos casos en los que los diseños corren a cargo del propio empleado, es conveniente hacer uso de las funciones de impresión de prueba con el fin de visualizar el aspecto del documento finalizado antes de llegar a la fase de impresión. Funciones que se integran en algunas suites de productividad que complementan el funcionamiento de los propios sistemas de impresión y que evitan un derroche inútil de papel y consumibles.
La incorporación de sistemas de impresión láser para grupos de trabajo en función del número de usuarios, procurará unos niveles de ahorro en costes de mantenimiento que se harán notar al final de cada ejercicio fiscal, tal y como indica la firma japonesa especializada OKI.
Una respuesta a “Cómo reducir costes en la empresa usando una impresora láser (I)”
Yo recomendaría, sobre todo, hacer uso de los contratos de renting para este tipo de dispositivos. Te olvidas de todo, tan solo debes comprar el papel, el resto está todo incluido, reparaciones, mantenimiento, toner, etc.
Pagas una cuota mensual de amortización del valor de adquisición, y luego te facturan según el numero de copias/impresiones que hagas, pero tiene una franquicia de cierto numero de copias que resultan gratis.
En algunos casos, hasta te hacen algun regalito.
En mi empresa lo hicimos con una fotocopiadora/impresora en B/N de Kyocera, y nos regalaron una impresora laser color de OKI, precisamente, la cual también está incluída en el renting.