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Muchas empresas preocupadas por la seguridad de sus documentos no saben que tienen el enemigo en casa. Un enemigo que, de permitรญยญrselo, podrรญยญa airear miles de documentos confidenciales, poniendo a la compaรฑรญยญa en un muy serio aprieto. Este peligroso agente encubierto no es otro que la fotocopiadora, esa misma inocente fotocopiadora que utilizan cada dรญยญa millones de oficinas de todo el mundo.

La causa del problema estรก en que la mayor parte de fotocopiadoras profesionales modernas (aproximadamente las fabricadas desde 2002) esconden en su interior un disco duro. Esta unidad de almacenamiento es imprescindible, ya que sirve de puente entre los procesos de digitalizaciรณn e impresiรณn, pero tambiรฉn guarda un registro de absolutamente todos los documentos que alguna vez hayan pasado por la mรกquina, sean faxes, fotocopias, escaneos o impresiones.

El problema de seguridad se produce cuando la empresa propietaria de la mรกquina decide venderla, para cambiarla por una nueva, sin tomar las debidas precauciones, o sea, sin extraer su disco duro y formatearlo para eliminar la informaciรณn. Un reciente reportaje de la cadena CBS muestra lo sencillo que es llegar hasta esta documentaciรณn. Basta con acceder al registro desde la propia fotocopiadora e imprimir de nuevo los documentos o extraer el disco duro y recuperar los archivos. Este รบltimo proceso puede realizarse mediante programas de recuperaciรณn de datos que se descargan gratuitamente de internet.

Los reporteros de CBS eligieron cuatro fotocopiadoras de segunda mano al azar en una empresa que oferta mรกs de 6.000 mรกquinas de segunda mano. Al extraer los datos de los discos duros encontraron planos de constructoras, expedientes de denuncias por delitos sexuales, fotocopias de cheques, listados de operaciones policiales en casos de narcรณticos y una larga lista de expedientes mรฉdicos confidenciales. Sin llegar a estos extremos tan de pelรญยญcula de Hollywood, un simple curriculum fotocopiado en una empresa y aireado por un disco duro que caiga en malas manos ya puede ser objeto de una demanda por violaciรณn de las leyes de protecciรณn de datos. Una demanda en la que la empresa es siempre responsable, aunque no supiera de la existencia del disco duro.

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Muchos fabricantes de fotocopiadoras como Sharp tratan de informar a sus clientes sobre este riesgo, pero un reciente estudio de la misma compaรฑรญยญa demuestra que el 60% de las empresas desconocen la existencia del problema. Igualmente, las principales compaรฑรญยญas como Canon, Xerox, o Kyocera ofrecen paquetes de seguridad para borrar periรณdicamente los datos de la mรกquina. Desgraciadamente, muchos clientes no contratan estos servicios adicionales al ignorar la magnitud del problema.

Las empresas que disponen de fotocopiadoras en rรฉgimen de leasing lo tienen un poco mรกs fรกcil, ya que los servicios tรฉcnicos de los fabricantes acostumbran a resetear completamente la mรกquina antes de reubicarla y la propia compaรฑรญยญa puede solicitar este servicio expresamente. Con todo, este sucio secreto de las fotocopiadoras pasa desapercibido a miles de tรฉcnicos y empresarios que, sin saberlo, pueden estar vendiendo algo mรกs que una simple mรกquina de hacer copias. Ante la duda, en apenas una hora se puede extraer el disco, limpiarlo y devolverlo a la mรกquina, ya listo para salir de la oficina sin peligro.

Vรญยญa: CBS News