Según el informe dado a conocer por la compañía InfoTrends, queda demostrado que las compañías europeas no están tomando las medidas necesarias para el control del gasto en papel y consumibles en las tareas de impresión. El estudio realizado sobre más de 4.500 empleados, tanto del sector público como del privado, muestra que cuatro de cada cinco organizaciones no hacen uso de tecnologías básicas de reducción de consumo de recursos.
El estudio fue encargado por la compañía surcoreana Samsung y realizado en empresas con más de 50 empleados de un total de ocho países europeos entre los que se encontraba España. Tan sólo en las oficinas y los hogares de los países sometidas a estudio, han llegado a consumirse 779.000 millones de hojas de papel, una cantidad suficiente para llenar cinco veces el Estadio de Wembley. Este malgasto de material puede ser evitado con la puesta en marcha de una serie de iniciativas.
Como por ejemplo, la instalación de impresoras que identifican a los usuarios mediante una clave PIN o tarjetas especiales para autorizar el acceso. Una forma eficaz de realizar un seguimiento del material impreso por departamento, e incluso por usuarios en particular. De esta forma, cada empleado será responsable de la documentación que realmente es necesario plasmar en papel, reduciendo notablemente los costes de material y consumibles. De hecho, algunos departamentos de TI en empresas europeas han puesto en marcha jornadas de formación para que el personal de las oficinas utilicen los recursos de forma inteligente, sobre todo a la hora de imprimir documentos.
Otra de las modalidades que muchos fabricantes proponen en este sentido, es servirse del uso de esas claves y tarjetas de identificación para la limitación del número de copias o establecimiento de cuotas de uso. Prestaciones que pueden predeterminarse a partir de informes de uso elaborados por los administradores de los departamentos de TI de las empresas. Además, este tipo de sistemas evita la acumulación de documentos impresos olvidados en las bandejas, ya que éstos no llegan a ser impresos sin la introducción de la mencionada clave.
Por otro lado, los factores tecnológicos actuales favorecen la concepción de la oficina sin papeles. A pesar de la preferencia que muestran muchos trabajadores por los documentos impresos, la tendencia en la implantación de formatos digitales es clara.
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